Регламент проведення закритих конференцій Benjamin Franklin’s Club
Учасники зустрічаються для того, щоби обговорити одну, заздалегідь визначену тему.
Максимальна кількість учасників такої зустрічі – 12 осіб, мінімально необхідна кількість – 5 осіб.
Реєстрація вважається відкритою з моменту публікації плану робіт на рік на офіційних сторінках Benjamin Franklin’s Club в інтернет і закривається тоді, коли кількість зареєстрованих учасників досягне 12 осіб. Реєстрація в будь-якому випадку закривається не пізніше ніж за 21 добу до дати проведення конференції, якщо кількість учасників ще менше ніж 12, однак вже більше ніж 5.
Один з учасників є модератором. Модератор обирає собі ассистента серед учасників (див. роль і задачі модератора).
Реєстрація учасників конференції закривається за три тижні до дати проведення. Це є мінімальним часом для опрацювання теми зустрічі і підготовки доповідей.
Підготовка до зустрічі є обов’язковою. Кожен учасник є як слухачем, так доповідачем (див. правила підготовки)
Готові презентації чи майндмапи майбутнього виступу надсилаються організатору не пізніше ніж 24 години до зустрічі. У випадку недотримання цього правила, учасник до зустрічі не допускається (внесений грошовий депозит не повертається).
Черговість виступів визначається на початку зустрічі за взаємною згодою учасників.
Для доповіді надається 20 хвилин. Час на запитання доповідачу і обговорення після завершення доповіді/виступу – 10 хвилин.
Кожна конференція розпочинається з опрацювання питання “Навіщо я тут?”. Визначаються конкретні цілі кожного учасника на цю зустріч. По завершенні конференції відбувається звірка зі встановленими на початку цілями.
Кожна конференція завершується блоком “Зворотній зв’язок”. Учасники надають кожному відгук у форматі фідфорвард (feedforward): що було добре + які зони росту я бачу.
Під час доповідей не дозволяються телефонні розмови і переписки в месенджерах, телефони переводять в беззвучний режим. Якщо виникла необхідність відповісти на форс-мажорний виклик, необхідно вийти з аудиторії на час відповіді.
Під час виступу відбувається відеозапис. Запис конференції доступний всім учасникам Клуба. За межами Клуба запис має право розповсюджувати лише доповідач за власним бажанням.
Під час зустрічі відбувається фотосесія. Клуб має право використовувати матеріали фотосесії у своїх інформаційних і маркетингових цілях.
Презентації учасників зберігаються в бібліотеці матеріалів Клуба і доступні для всіх членів Клуба. Розповсюджувати презентацію поза межами Клуба має право виключно доповідач за власним бажанням.
Години проведення конференції: один день 9:00 – 21:00.
Дати, теми і міста в яких відбуватимуться конференції, затверджуються Радою Клуба і друкуються у вигляді плану роботи на рік на офіційних публічних ресурсах Клуба (сайт, фейсбук, інстаграм, телеграм).
